週次レビューの自動化とは、レビュー全体を機械に代行させることではなく、4つある工程のうち「答えが1つに決まる工程」だけを機械側へ寄せる作業である。 集める工程と並べる工程は任せられるが、解釈する工程と次を決める工程は残る。この記事では、その線を自分の環境に合わせて30分で引く手順を扱う。
週次レビューそのものをまだ固めていない場合は、週1回の振り返りのやり方を先に読んでほしい。この記事は、手順が既にある人が自動化の範囲を決める側を扱う。
要約は毎週届いているのに、開かなくなる
金曜の夕方に、今週のカレンダーとタスクの完了分をまとめた要約が自動で届くようにした。組むのに休日を半日使ったが、動いたときは気分がよかった。
1週目は読んだ。2週目も読んだ。3週目、通知を見て「後で読む」と思い、そのまま週末が過ぎる。4週目には、届いていることに気づかない。
1か月後、フォルダには4本の要約が未読で並んでいる。中身は正確で、抜けもない。それでも、来週何を変えるかは1つも決まっていない。
読まなくなるのは、意志ではなく出力の形の問題
要約を読む気力が足りなかった、という話にすると打つ手がなくなる。ここは工程の切り分けの問題として見たほうが手が動く。
週次レビューは、おおまかに4つの工程でできている。
| 工程 | 中身 | 答えは1つに決まるか |
|---|---|---|
| ①集める | 今週の予定・完了・記録を拾う | 決まる（記録にある） |
| ②並べる | 時系列や種類でそろえる | 決まる（規則で処理できる） |
| ③解釈する | どこに偏ったか、望んだ配分だったか | 決まらない（自分の基準が要る） |
| ④決める | 来週1つだけ変えることを選ぶ | 決まらない（自分が引き受ける） |
自動化で成果が出るのは①②で、③④を渡すと出力が読まれなくなる。 ③をAIに書かせると、返ってくるのは一般的で妥当な文になる。妥当だが自分の判断ではないので、読んでも次の行動が変わらない。未読が溜まるのは、この形になっているときである。
手順: 30分で線を引く
道具の設定より先に、線引きの1枚を作る。紙1枚でよい。
工程1. 自分のレビューを4行に分解して書く（5分）
上の4工程に、自分が実際にやっていることを当てはめて書く。
- ①集める: カレンダー、タスクアプリの完了分、Slackの自分の投稿
- ②並べる: 曜日順に並べて、仕事/自分のことで分ける
- ③解釈する: どこに時間が偏ったかを見る
- ④決める: 来週1つ変えることを書く
まだ自動化の話はしない。いま手でやっていることを書くだけである。
工程2. 各工程に「記録を見れば答えが出るか」を問う（5分）
4行それぞれに、はい/いいえを書く。記録を見れば誰がやっても同じ答えになる工程が「はい」である。①②は「はい」、③④は「いいえ」になることがほとんどで、ここが線になる。
例外もある。③のうち「時間の配分を数える」部分だけは記録から出せるので、③を「数える」と「どう思うか」に割って、前半だけ「はい」にしてよい。割れる工程は割ると、任せられる範囲が少し広がる。
工程3.「はい」の工程を、定型文1つにまとめる（10分）
任せると決めた工程を、毎週貼るだけの依頼文にする。自動実行の仕組みを組む前に、まず手で貼る形で作る。
以下は今週の記録です。あなたの役割は次の3つだけです。 1. 曜日順に並べ直す 2.「仕事」「自分のこと」「その他」の3つに分類する 3. 分類ごとの件数と、おおよその合計時間を出す 解釈・評価・助言・来週の提案は、いずれも書かないでください。 【今週の記録】 （カレンダーとタスクの完了分を貼る）
半日かけて仕組みを組む前に、この定型文で3〜4週まわしてみるのがよい。手で3週続かないものは、自動化しても読まない。
工程4.「いいえ」の工程は、自分で2行書く（週5分）
並んだ結果を見て、2行書く。これがレビューの成果物になる。
- 今週いちばん時間を取った分類と、それが自分の望んだ配分だったか
- 来週1つだけ変えること
この2行を書く場所は、自動で届く要約の中ではなく、自分が来週開くメモにする。 要約の末尾に書き足すと、要約ごと読み返さなくなったときに一緒に消える。
工程5. 自動化した部分の点検日を決める（5分）
①②を仕組みに乗せた場合、材料の抜けは静かに起きる。カレンダーの共有設定が変わる、タスクアプリの項目名が変わる、といった理由で、ある週から特定の記録が入らなくなる。
月に1回、日付を決めて、届いた並びと実際の記録を突き合わせる。5分でよい。自動化した工程は、壊れても声を上げない。
実際にやると、ここでつまずく
最初のつまずきは、工程3の定型文に「気づいた点があれば教えて」と付け足してしまうことである。1行足すだけで③が戻ってくる。返ってくる文は毎回それらしく、読むと満足するが、来週の行動は変わらない。足したくなったら、その週の工程4の2行が書けているかを先に確認する。
次に、①の材料が最初から不足している場合である。カレンダーに予定を入れない働き方だと、①を自動化しても空に近い並びしか出てこない。この場合、自動化より先に「記録が1か所に残る形」を作るほうが効く。並べる対象が無いところに自動化を足しても、何も出てこない。
3つ目は、仕組みを作り込みすぎることである。半日かけて組んだ人ほど、読まなくなったときに手放しにくい。先に手で3週まわすのは、この負債を作らないためでもある。
この手順の続けにくい点
続けにくいのは、工程4の2行が毎週まっさらな状態で始まることである。①②は自動で整うようになるぶん、自分で書く部分だけが相対的に重く感じられる。
さらに、書いた2行は自動化された仕組みの外にあるため、溜まっても集まらない。メモアプリの日付違いのファイルに散らばり、3か月後に「先月も同じことを書いていた」と気づく手段がなくなる。自動化で軽くなった部分と、蓄積が管理されない部分が、同時に発生する。
LifeOSはこの部分をどう扱うか
LifeOSは、週1回の振り返りを重ねて、自分の価値観や傾向を自分の言葉にしていくサービスである。上の手順で言えば、工程4に当たる部分が毎週同じ場所に積み上がり、前の週に確認した内容が次回に引き継がれる。同じ判断を繰り返しているかどうかを、自分でファイルを並べ直さなくても見返せる形になる。
一方で、①の材料を残す設定と、④で1つ選ぶ判断は、どの道具を使っても自分の側に残る。 自動化できる範囲の外側にあると考えておいたほうがよい。
AIを振り返りに使う範囲の全体像はAIジャーナリングとはに、レビュー自体を短く終える形は週次レビューの方法を15分で終える形にする手順にまとめてある。
FAQ
週次レビューを全部自動化することはできますか
①集めると②並べるは自動化できる。③解釈すると④決めるは、自分の基準を使う工程なので、自動化すると出力が一般的な文になり、読まれなくなりやすい。全部を自動化した状態は、レビューが無い状態に近づく。
AIに解釈まで任せて、それを参考にするのは駄目ですか
駄目ということはないが、順序を逆にするとよい。自分の2行を先に書いてから、AIの解釈を見る。 先に読むと、自分の判断がその文に寄っていく。先に書いておけば、違っていた箇所が比較材料になる。
自動化の仕組みを作る技術がありません
工程3の定型文を毎週手で貼る形でも、①②の負荷は十分下がる。この記事の線引き自体は、仕組みを組まなくても成立する。先に手で3〜4週まわし、続いた場合にだけ自動実行を検討するほうが無駄が少ない。