振り返りテンプレートとは、毎回同じ欄に書き込めるように、記入欄の名前と数をあらかじめ決めておいた書式のことである。 考える順番を決める「型」とは別のもので、テンプレートが決めているのは手を動かす先の空欄である。この記事では代表的な4種のテンプレートを中身ごと示し、そのうえで先週分の材料を4種すべてに実際に流し込んで、空欄が最も少ないものを選ぶという手順を書く。所要は1回40分、紙とペンだけで実行できる。
扱うのは選定の作業だけである。KPTやYWTのような考える順番の比較は振り返りフレームワーク5種の使い分けに、紙のノートで1回分の枠をどう区切るかは振り返りノートの書き方に書いた。
検索して出てきた3つを保存したまま、1つも使っていない
振り返りのテンプレートを探した人の中には、良さそうなものを2つ3つ保存したまま、どれも使わずに数週間経っている人もいる。読み比べている時点ではどれも良く見え、決め手がない。使ってみればわかるとは思いつつ、最初の1回をどれで始めるかで止まる。
その状態で1つを選んで書き始めても、途中で「こっちのテンプレートのほうが合っていたのでは」と考えが戻ることがある。3週間で3種類を試し、どれも2回ずつしか使っていない、という終わり方になりやすい。
決まらないのは、テンプレートの側だけを比べているから
テンプレートの良し悪しは、テンプレート単体では決まらない。同じ書式でも、書き込む材料が違えば結果が変わるからだ。仕事の予定が詰まっていた週と、動きの少なかった週では、埋まる欄がまるで違う。
読み比べで決まらないのは形式の問題である。比較の対象に、自分の手元にある材料が入っていない。逆に言えば、材料を先に用意して同じものを全部に流し込めば、比較の軸は「どれが良さそうか」から「どれが自分の材料で埋まるか」に変わる。以下の手順はそれだけをやる。
4種のテンプレートの中身
流し込む先として、性質の違う4種を並べる。どれも1回分がA5の紙1枚に収まる大きさにしてある。
T1 3行型
事実:（今週あったこと1つ）
気づき:（そこから思ったこと）
一手:（来週やること1つ）
T2 チェック型
決めておいた5項目に ○△× を付け、右に一言だけ添える
例) 睡眠 / 運動 / 読書 / 連絡 / 片づけ
T3 曜日型
月:（1行） 火:（1行） 水:（1行） 木:（1行） 金:（1行） 土日:（1行）
最後に「今週いちばん長く時間を使ったこと」を1行
T4 一問型
毎回同じ問いを1つだけ置き、3〜5行で答える
例)「今週、いちばん引っかかったのは何だったか」
T1は汎用、T2は決めた項目の継続を見る用、T3は時間の使い方を見る用、T4は考えを掘る用である。この時点で選ばない。選ぶのは流し込んだあとになる。
手順: 材料を4種に流して選ぶ（40分・1回だけ）
1. 先にテンプレートなしで材料を8行書く（10分）
紙を1枚用意し、先週あったことを思い出せる順に8行書く。良し悪しの判断も分類もしない。「火曜に会議が延びた」「金曜に本を30分読んだ」程度の粒度でよい。8行に届かなければ6行でも進める。ここでテンプレートを見ないことが重要で、見ると欄に合わせて材料を選んでしまい、比較にならない。
2. 同じ材料を4種すべてに流し込む（20分・各5分）
4枚の紙にT1〜T4の欄を書き写し、手順1の8行だけを材料に埋めていく。新しい材料を足さない。思い出したことがあっても、この作業中は横に書き置くだけにする。5分で埋まらない欄は空欄のまま次へ進む。
3. 空欄の数と、余った材料の数を数える（5分）
4枚それぞれについて、次の2つを数えて紙の隅に書く。
空欄: 埋められなかった欄の数
余り: 8行のうち、どの欄にも入らなかった材料の数
この2つの合計が小さいものが、いまの自分の材料に対して無駄の少ない書式である。書きやすさや見た目の好みは、ここでは数えない。
4. 合計が最小のものを選び、4週間固定する（5分）
合計が最小だったテンプレートを選び、カレンダーに4回分の予定を入れる。同点だったときは欄の少ないほうを選ぶ。そして選んだテンプレートの空欄になった欄を1つだけ削る。1回目で埋まらなかった欄は、以降も埋まらないことが多い。4週終わるまでは変更しない。4週後に同じ手順をもう一度やって、合計が減っているかを見る。
実際にやると、ここでつまずく
筆者がやったときは、T3（曜日型）の合計が最も小さかった。曜日の欄は事実を1行置けばよいので、材料が素直に収まる。ところが4週固定してみると、書くのは楽なのに読み返す気にならなかった。並んでいるのが予定表とほぼ同じ内容だったからだ。
そこで手順3に「余り」を数える欄を足した。空欄だけを見ていると、材料を素直に受け取れる書式が必ず勝つ。余った材料——つまりどの欄にも入らなかった、たいてい引っかかりのある材料——がいくつ捨てられているかを一緒に数えると、T3とT4の差が見えるようになった。合計が同点になったときに欄の少ないほうを選ぶ、というのも同じ理由である。
もう1つは、手順1で8行書くのに10分以上かかった週があったことだ。材料が出ない週は、テンプレートの選定自体を別の週へ動かしたほうがよい。動きの少ない週の材料で選ぶと、欄の少ない書式に寄りすぎる。
この手順の限界
この手順が決めるのは書式であって、振り返りの中身ではない。テンプレートが決まっても、毎回の質問をどう置くかは別の話になる。準備・質問・所要時間の全体像は週1回の振り返りのやり方にまとめてある。
また、合計が最小の書式が必ず続くとは限らない。選定は1回の材料で決めているので、月によって合う書式が変わる人もいる。4週後にもう一度数えることを前提に置いているのはそのためで、1回で正解を決める手順ではない。
LifeOSがこの部分をどう扱うか
紙のテンプレートで残りにくいのは、手順3で「余り」に入った材料である。どの欄にも入らなかったものは、その回では捨てるしかない。ところが後から見ると、引っかかっていたのはそちら側だった、ということがある。欄を増やせば拾えるが、増やすと今度は空欄が増える。
LifeOSは、週1回の振り返りをAIとの対話で進めるサービスで、欄に合わせて材料を切らずに、出てきた順に受け取って積み上げていく。欄の数をあらかじめ決めなくてよい、という点がテンプレートとの違いになる。書式選びで止まっている場合は、先に3分ほど触ってみて、自分がどの材料を捨てていたかを見てから紙に戻る手もある。
FAQ
振り返りテンプレートは自作と既成のどちらがよいですか?
どちらでも構わない。ただし自作から始めると、欄の名前を決める作業で時間を使いやすい。既成の4種を材料で比べてから、空欄になった欄を削るほうが、結果として自作に近づきつつ手数が少ない。
複数のテンプレートを使い分けてもよいですか?
使い分けは可能だが、毎回どれを使うかを決める判断が増える。4週間は1つに固定し、それから増やすかどうかを考えるほうが、最初の数週は止まりにくいことがある。
テンプレートを変えても続きません。
書式ではなく、1回あたりの重さや頻度のほうに原因があることもある。その場合は振り返りフレームワーク5種の使い分けの乗り換え判定か、頻度そのものを見直す記事のほうが近い。なお、この手順は記録の書式を決めるためのもので、意欲や体調の状態を判定するものではない。気分が落ち込んだ状態が続いていて生活に差し支えがあると感じる場合は、話せる相手や専門の相談窓口を頼るほうが適していることがある。この記事もLifeOSも、診断・治療・カウンセリングを目的とするものではない。