ChatGPTで週報を書くとは、AIに1週間の成果を創作させることではなく、自分が箇条書きで出した事実を、読み手が数秒で判断できる順に並べ替えさせる作業である。 事実を出すのは自分、並べるのはAI、と工程を分けると10分で終わる。この記事で扱うのは、上司やチームなど読み手がいる週報である。誰にも見せない自分用の記録は別の書き方になるので、自分用の週報の書き方を参照してほしい。
金曜17時、週報の入力欄の前で30分が溶ける
金曜の夕方、週報の欄を開く。今週やったことは思い出せる。会議に出て、資料を直して、問い合わせに答えた。
そこで手が止まる。会議に出たと書いても成果に見えない。資料を直したのは他人の指示だった。問い合わせは3件だが、2件は5分で終わった。どれを書けば「今週働いていた」と伝わるのかが分からない。
書いては消し、消しては書き、結局「〇〇の対応を進めました。来週も引き続き対応します」という毎週ほぼ同じ2行を出す。30分かかっている割に、読んだ側にも自分にも何も残らない。翌週も同じ時間に同じことをする。
書けないのは、思い出す作業と並べる作業を同時にやっているから
週報が書けない理由を「働いていないから」だと感じる人もいるが、多くの場合そうではない。詰まっているのは、思い出す作業と、重要度順に並べる作業を同時にやろうとしているところである。
思い出す作業は時系列で進む。月曜から金曜へ順に辿る。一方、並べる作業は時系列を壊す必要がある。金曜の5分の出来事が最上位に来ることもある。この2つは頭の中の動かし方が逆で、同時にやると1行ごとに「これは上か下か」を判断することになり、手が止まる。
この2工程は分けられる。先に評価をせずに事実だけを10行出し、並べ替えは別工程にする。 そして並べ替えは、判断の材料が10行そろっていれば機械的に処理できる部分が大きいので、AIに任せやすい。AIに任せられないのは、事実を出す工程と、並び順を最後に自分で承認する工程である。
手順: 事実10行 → 並べ替え → 承認（10分）
工程1. 評価語を入れずに事実を10行書く（4分）
カレンダーとチャットの送信履歴を月曜から辿り、やったことだけを10行書く。この工程では、重要かどうかを一切考えない。
書き方の規則は3つ。
- 「〜した」で終える（「〜を頑張った」「〜が大変だった」は評価語なので書かない）
- 数がある行には数を入れる（3件、2回、45分など）
- 自分がやっていないことは書かない
10行に満たなくてもよい。6行でも次へ進む。逆に15行になっても削らない。
工程2. テンプレートを貼って並べ替えさせる（2分）
以下をそのまま貼り、最後に工程1の10行を続ける。
あなたは私の週報の下書きを整える担当です。次の規則を守ってください。
規則1: 私が書いた行にない事実・数値・固有名詞を、絶対に足さないでください。
規則2: 「効率が向上」「大きく貢献」のような評価語を足さないでください。
規則3: 出力は次の3ブロックだけにしてください。前置きと感想は不要です。
【今週やったこと】読み手が知って判断が変わる順に、最大4行。各1文。
【止まっていること】進まなかった項目があれば最大2行。理由は私が書いた範囲のみ。
【来週やること】私の行から自然に続くものを最大2行。
以下が今週の事実です。
（ここに10行を貼る）工程3. 並び順を1回だけ自分で入れ替える（2分）
AIが最上位に置いた行を見て、自分の感覚と違えば入れ替える。判断の基準は「読み手がこれを知らないと困るか」の1点だけにする。自分が時間をかけたかどうかは基準にしない。
入れ替えは1回でやめる。2回目以降は、たいてい印象を良くする方向の調整になり、事実から離れていく。
工程4. 最後の1行だけ自分で書く（2分）
【来週やること】の下に、相談したいこと・判断してほしいことを1行だけ自分の言葉で足す。AIには書かせない。ここが週報の中で唯一、読み手に反応を求める行になる。無ければ「相談事項なし」と書いて閉じる。
実際にやると、ここでつまずく
事実にない数値が足される。 規則1で禁止しても、「対応件数が増加」「約30%改善」のような表現が混ざることがある。提出前に、固有名詞と数字だけを工程1の10行と突き合わせる。全文を読み直すより速く、ここだけで誤りの大半は見つかる。
評価語が形を変えて残る。 「順調に進んでいます」は評価語だが規則3をすり抜けやすい。「〇〇の3件目まで完了」のように、状態ではなく到達点で書き直す。
書けるものが無い週がある。 会議と待ちだけで終わった週は、10行が3行になる。そのときは無理に埋めず、【止まっていること】に「〇〇の返答待ちで着手できていない」と書く。埋めた週報より、待ちが見えている週報のほうが読み手の判断材料になることが多い。
秘密にしておくべきことの扱い
AIに貼る前に、社外に出せない情報は伏せる。顧客名は「A社」、未公開の数値は「〇件」に置き換えてから貼り、出力を自分の環境に戻すときに実名へ差し替える。所属先にAIツールの利用規則がある場合は、それに従う。判断が付かない情報は貼らないでおくほうが早い。
この手順の、続けにくい点
10分で終わるようになっても、工程1の材料集めが週の最後にまとめて来るのは変わらない。金曜にカレンダーを遡る作業自体が面倒で、そこで先送りになる週がある。
もう1つは、週報が提出物である以上、書いたものが手元に残らないことである。送信したら終わりで、3か月後に「あの時期に何をしていたか」を見返そうとしても、自分用の記録としては使いにくい。提出用と自分用を二重に書くほど時間が取れる人は多くない。
LifeOSがこの部分をどう扱うか
LifeOSは、提出用の文章を作る道具ではなく、週1回の振り返りが自分の側に積み上がる形を扱っている。対話の中で出した事実や気づいた点は同じ場所に残り、翌週以降に読み返せる。提出用の週報を書くときの材料としても、工程1の10行を毎週ゼロから思い出す必要が減る。
自分の側の記録が残らないことのほうが気になる場合は、3分の体験を試してみるとよい。週報そのものはこの記事の手順だけでも書ける。
週1回の振り返り全体の進め方は週1回の振り返りのやり方、AIを振り返りに使う全体像はAIジャーナリングとはで扱っている。
よくある質問
AIに書かせた週報だと分かってしまいませんか?
事実を出すのが自分で、AIがするのが並べ替えだけであれば、文章の中身は自分の行に由来する。不自然に見えるのは、評価語や比喩がAI側から足された場合が多い。規則1と規則2を守り、提出前に固有名詞と数値を突き合わせておけば、この違和感は減らせる。
週報のテンプレートが会社で決まっている場合はどうしますか?
工程2の【】3ブロックを、会社の項目名にそのまま置き換えて使える。ブロック数が5つ以上ある場合は、それぞれの最大行数を指定しておくと出力が膨らみにくい。項目名だけ変えて、規則1〜3はそのまま残すのが要である。
無料のChatGPTでもこの手順は使えますか?
使える。この手順で必要なのは並べ替えと文字数の圧縮で、長い文脈の保持や高度な推論は要らない。1回のやりとりで完結する構成にしてあるため、無料の範囲でも実行しやすい。