GTDの週次レビューとは、気になっていることを1か所に集め、そのうち行動が必要なものに「次に取る行動」を割り当てて、保留するものを保留と決める作業である。 仕事の管理手法として設計されているため、正式な手順には点検項目が多く、個人が1人で回すと時間が足りなくなりやすい。
この記事で扱うのは、GTDの週次レビューを個人用に3つの工程へ削り、インボックスの処理を10分に収める手順である。所要は全体で20分前後になる。
週次レビューの日が来るたびに、未処理のメモが怖くなる
GTDを知ってから、気になったことはメモアプリに放り込むようにした。ここまでは軽い。問題は週次レビューの日である。
開くと、未処理のメモが40件ほど溜まっている。1件ずつ「行動が必要か」「いつやるか」「どのリストに入れるか」を判断していくと、20件あたりで集中が切れる。残りを残したまま閉じ、翌週は60件になっている。
3週ほどこれが続くと、インボックスを開くこと自体が気が重くなる。メモを放り込む習慣だけが残り、処理する側が止まる。週次レビューをやめても、放り込む作業は続いているので、件数は増えていく。
止まるのは、全件を同じ丁寧さで処理しようとしているから
正式なGTDの週次レビューは、インボックスを空にすることを前提にしている。空にするのは気持ちのよい状態だが、1件あたりの判断を全件に同じ丁寧さで適用すると、件数に比例して時間が伸びる。 40件なら、1件30秒でも20分かかる。
これは意志や段取りの問題ではなく、処理の深さが1段階しかないという形式の問題である。人が集まる職場では、週次レビューの時間が業務として確保される。個人の場合、確保できるのは15分から20分で、そこに全件の判断を入れるには足りない。
だから削る。削る対象は項目の数ではなく、処理の深さである。全件を2秒で3つに分け、深く見るのは一部だけにする。
手順: 3つの工程に削って回す（20分）
1. 集める（3分）
メモアプリ、紙のメモ、手帳の端、机の上の付箋。気になることが置かれている場所を回って、1か所に移す。移すだけで、内容は読まない。
ここで場所を増やさないことが条件になる。集める先は1か所に決めておく。書き出しそのものが詰まる場合は頭の中が整理できないときの書き出し方に手順がある。
2. インボックスを10分で空にする（10分）
ここが本題である。1件ずつ、次の3つのどれかに振り分ける。考える時間は1件2秒とし、迷ったら3つ目に入れる。
- A: 2分以内に終わる → その場でやる。やってから消す
- B: 次に取る行動が1行で書ける → その行動を書いて、やることの一覧へ移す
- C: それ以外 → 「保留」に移す。内容は読み返さない
Cが半分以上になってもよい。GTDの正式な手順では、保留に入れるものを「いつか／たぶん」として分類し直すが、ここでは分類せずに保留へ入れる。分類する作業が、インボックスを空にするのを止めている一番の原因になりやすい。
10分で全件に触れられなかった場合は、残りを全部Cに移して空にする。これは手抜きではなく、空の状態を週に1回作ることをこの手順では優先しているためである。
3. 次に取る行動を1つだけ選ぶ（5分）
Bに移した行動の一覧を見て、今週やる1つに印を付ける。2つ以上選ばない。
選ぶ基準は、期限のあるものが1つあればそれにする。期限が複数あるときの並べ方は別の論点になるので、優先順位マトリクスの使い方に譲る。
残りの行動には印を付けないまま置いておく。消さないことが条件で、消すと翌週に同じメモが再度インボックスへ入ってくる。
4. 保留の箱は、月に1回だけ開く（週次では開かない）
Cに溜まった保留は、週次レビューでは開かない。開くと時間が伸びて、2の10分が守れなくなる。
月に1回、保留の箱だけを見る回を作る。そこでやるのは、1つずつ「まだ気になるか」を見て、気にならないものを消すことだけである。やることに戻すものがあれば戻す。この回は20分見ておく。
実際にやると、ここでつまずく
Cが9割になって、保留の箱が1か月で200件になる。 Cが多すぎる場合、インボックスに入れる基準が広すぎることが多い。入れる基準を「自分が何かをする可能性があるもの」に絞ると減る。情報として見たいだけのものは、別の場所へ移すほうがよい。
2分以内に終わるかどうかの判断に、2分かかる。 判断に迷ったらAには入れない。AはGTDの中でも有名な工程だが、迷う件はたいてい2分では終わらない。迷った時点でCに入れて構わない。
インボックスを空にできた週と、できなかった週の差が大きい。 10分で区切ると、できなかった週も形としては空になる。できた週とできなかった週の差は、Cの件数に出る。件数の多い週が悪い週というわけではない。
やることの一覧が長くなり、見るのをやめる。 一覧の長さそのものへの対処はやることリストの作り方で扱っている。この手順では一覧の長さは管理せず、今週の1つに印が付いているかだけを見る。
週次レビューの時間が取れない週がある。 取れない週は、2の10分だけをやって終わってよい。3の「今週の1つ」は、前の週の印をそのまま残しておけば成立する。時間が取れないこと自体への対処は振り返りの時間が取れないときの進め方にある。
続けにくいのは、空にする作業に手応えがないから
この手順でいちばん続きにくいのは、2の10分である。40件を3つに振り分けても、終わったときに残るのは「保留が20件ある」という状態で、進んだ感覚がほとんどない。手応えのある作業はAの「その場でやる」だけで、それは全体の数件にすぎない。
もう一つは、保留の箱が自分の判断の結果であることが見えにくい点である。箱に入れたものは読み返さないと決めているため、そこに何が入っているかを自分でも把握していない状態になる。月1回の回を飛ばすと、箱は1年分溜まる。開くのが重くなるのはこの段階である。
週次レビュー全体の工程を短くする形は週次レビューを15分で終える手順、見る項目そのものを減らす作業は週次振り返りの項目を3つに絞るにまとめてある。
LifeOSはこの部分をどう扱うか
LifeOSが扱うのは、GTDのインボックス処理そのものではなく、週に1回、何を気にしているかを言葉にする側である。対話の形で問いが返ってくるので、箱に何を入れたかを自分で管理しなくても、気になっていることが言葉として出てくる。
何を残して何を保留にするかの基準をはっきりさせたい場合は自分の価値観の見つけ方、週1回の振り返りの全体像は週1回の振り返りのやり方にある。まず試すなら、LifeOSのアプリで3分の対話を1回だけやってみるのが早い。
よくある質問
これはGTDとして正しいやり方ですか
正式なGTDの週次レビューには、カレンダーの前後確認やプロジェクトの一覧の点検など、ここで省いた工程がある。この記事は個人が1人で、20分で回せる形に削った簡略版であり、GTDの標準的な手順をそのまま説明したものではない。業務でチームと共有する場合は、正式な手順側を確認してほしい。
インボックスを空にできないと意味がないのでしょうか
この手順では、空にすることを「全件を判断し終えること」ではなく「インボックスという場所に1件も置かれていない状態」として扱っている。残った分はCの保留に移っているので、場所としては空になる。判断が終わっていない件が残ることは、この形では問題として扱わない。
紙とアプリのどちらで管理するのがよいですか
どちらでも成立する。この手順で必要なのは、集める先が1か所であることと、保留の箱が週次レビューの視界に入らないことの2つだけである。アプリであればフォルダを分け、紙であれば別のクリアファイルに入れておけば条件は満たせる。製品ごとの向き不向きはここでは扱わない。