1か月の振り返りの項目は、やりたいことから先に決めるのではなく、先月の記録に実際に出てきた話から決めるほうが埋まりやすい。 項目が多すぎて終わらないのは、意欲の問題ではなく、材料の無い欄を先に作ってしまう形の問題である。
この記事で扱うのは、先月分の記録を1か所に集め、2回以上出てきた話だけを名詞の項目に言い換えて、固定4つ＋空枠1つに決める手順である。所要30分、月の初めに1回だけ。以降の見直しは5分で済む。
月末にページを開いて、8項目のうち3つしか埋まらない
月末の夜、手帳の月間振り返りのページを開く。項目は、仕事・学び・健康・お金・人間関係・読書・趣味・来月の目標の8つ。検索して出てきた例を写したものである。
書き始めると、仕事と来月の目標はすぐ埋まる。学びと読書は「特になし」。残りは空欄のまま、30分すぎて閉じる。翌月も同じページを開いて、同じ3つだけが埋まる。空欄が5つ並んだページを3か月ぶん見たところで、月次の振り返りそのものをやめてしまう人もいる。
埋まらないのは、項目が先に決まっていて、材料があとから探されているから
8項目の例が悪いわけではない。あの例は、その人の1か月にその8つの話が実際にあった場合に成立する。手元の1か月に「読書」の話が起きていなければ、「読書」の欄は何をしても埋まらない。
つまりこれは、書く人の意欲や記憶力の問題ではなく、項目という形式が、その月の中身より先に固定されているという問題である。週次の振り返りなら1週間の記憶が残っているので、空欄でも思い出して書ける。1か月前の出来事は思い出せないため、同じやり方が月次では効かない。
そこでよくある対処が2つある。項目を増やして「どれかが埋まるようにする」ことと、項目を減らして「仕事だけにする」ことである。前者は空欄が増え、後者は月次が週次の縮小版になる。この記事では、項目の数を先に決めず、先月の記録から数えて決める。
手順: 先月の記録から項目を立てる（30分・月の初め）
1. 先月分の記録を1か所に集める（5分）
週1回の振り返りをしているなら、先月分の4回を並べる。していない場合は、次のどれでもよい。
- 手帳やカレンダーの先月のページ（予定の見出しだけ）
- 送信済みのメッセージやメールの件名だけを先月分ざっと見る
- 月末にまとめて書いた数行のメモ
集めるのは見出しの語だけで、本文は読まない。読み始めると30分では終わらない。週1回の振り返りそのものの手順は週1回の振り返りのやり方にある。
2. 「2回以上出てきた話」に線を引く（8分）
並べた記録を上から見て、同じ話が2回以上出てきたものだけに線を引く。1回しか出ていない話には引かない。1回で終わった話は、その週の中で処理が済んでいるか、月をまたいで続いていないかのどちらかで、月次で扱う必要が薄い。
線が3本しか引けない月もある。それでよい。線の数がそのまま、その月に実際にあった話の数である。
3. 線を引いた話を、名詞の項目に言い換える（7分）
線を引いた話を、短い名詞にする。このとき、大きい語を使わないのがこの手順の肝である。
- ×「仕事」→ ○「見積の出し戻し」
- ×「健康」→ ○「朝の30分の使い方」
- ×「人間関係」→ ○「隣の部署への確認の仕方」
大きい語は、何を書いてもよいことになるので、翌月も空欄になる。名詞が具体的であるほど、次の月に同じ話が起きたかどうかを判定できる。
4. 項目を4つに決めて、5つ目を空の枠にする（5分）
言い換えた名詞のうち、上から4つを残す。5つ目は名前を付けない空の枠にして、翌月に新しく出てきた話を入れる場所にする。合計5つになるが、埋める義務があるのは4つだけである。
5つを超えたぶんは消さず、紙の端か別のページに「今月は使わない項目」として置いておく。
5. 外す規則を1行だけ書く（5分）
項目の下に、入れ替えの条件を1行書く。例:「2か月続けて空欄だった項目は外し、空の枠に入っていた話を代わりに入れる」。
この1行があると、翌月に項目を考え直す作業が無くなる。規則を書かないと、項目は増える方向にしか動かない。項目をすでに持っていて数が多すぎる場合は、立てる側ではなく減らす側の手順になるので、週次振り返りの項目を3つに絞るの入れ替え規則のほうが近い。
実際にやると、ここでつまずく
先月の記録が、そもそも手元に無い。 初月はこれが起こる。その月は手順2〜4を飛ばして、項目を「仕事で続いている話」「生活で続いている話」の2つだけにして始める。2つでも、翌月には線を引く材料ができる。
名詞に言い換えると、抽象的な語に戻ってしまう。 「コミュニケーション」「自己管理」と書いてしまう月がある。判定は簡単で、その語で検索したら自分の記録の中で何行ヒットするかを考えること。10行ヒットする語は大きすぎる。1〜3行の語まで落とす。
空の枠が毎月埋まらない。 空枠は埋まらない月があって正常である。3か月続けて空のままなら、枠そのものを外して4項目で運用してよい。
項目を決めたのに、月末に開かない。 これは項目の問題ではなく、開く日が決まっていない問題である。月初に計画を立てる習慣があるなら、月初の計画の立て方の順に入れてしまうほうが早い。手帳そのものが続かない場合は手帳が続かないときに試す、週1回だけ開く運用が先になる。
続けにくいのは、項目を決める作業に手応えが無いから
書く作業には、その場で考えが進む感じがある。項目を決める作業にはそれが無い。30分かけても、できあがるのは5つの短い名詞だけで、何かが解決した実感は残らない。そのため翌月には飛ばされやすく、気づくと前の8項目のページに戻っている。
もう一つは、月をまたいで「同じ話かどうか」を判定するのが自分では難しいことである。先月の「見積の出し戻し」と今月の「確認の漏れ」が同じ話なのか別なのかは、記録を並べて見比べないと分からない。精度を上げようとすると毎月の作業が重くなり、雑にやると項目が実態からずれていく。月次と週次と年次で話が重なる場合の整理は週次・月次・年次の振り返りの違い、3か月単位でまとめる形は四半期の振り返りにある。
LifeOSはこの部分をどう扱うか
LifeOSは、項目を自分で立て直さなくてよい形にしている。週1回の対話で出てきた言葉がそのまま残るため、月をまたいで同じ話が何回出ているかを数える作業が要らない。項目という欄を先に用意するのではなく、対話の中で自分の言葉になったものが残っていく。
月次の進め方そのものは月次振り返りのやり方、既成の書式から選びたい場合は振り返りテンプレート4種と選び方、週1回の振り返りの全体像は週1回の振り返りのやり方にある。まず試すなら、LifeOSのアプリで3分の対話を1回だけやってみるのが早い。
よくある質問
1か月の振り返りの項目は何個が適切ですか
この手順では、埋める義務のある項目を4つ、名前の無い空枠を1つの計5つにしている。適切な数という基準はないが、判定の仕方はある。3か月分のページを並べて、毎月空欄だった項目の数を数えること。空欄が2つ以上あるなら、その月の中身に対して項目が多い。
週次の振り返りの項目と同じでよいですか
同じにすると、月末に週次と同じことを書くことになりやすい。週次は1週間で起きたこと、月次は月をまたいで続いた話を扱うため、本記事の手順2（2回以上出てきた話だけに線を引く）がその切り分けに当たる。頻度ごとの問いの分け方は週次・月次・年次の振り返りの違いで扱っている。
項目に「目標の達成度」を入れるべきですか
入れてもよいが、本手順では先月の記録に2回以上出てきたかどうかで判定する。目標の話が記録に出ていない月は、達成度の欄も埋まらないことが多い。年単位の目標を扱う場合は年間目標の立て方の分け方のほうが近い。